Semnătura electronică și serviciile de confiance: ce schimbări aduce Legea 214/2024.

În era digitalizării, birocrația tradițională face loc soluțiilor moderne, iar semnătura electronică devine un element esențial pentru din ce în ce mai mulți dintre noi.Fie că discutăm despre sistemul de factură electronică, despre semnarea la distanță a unui contract sau despre depunerea unei cereri online către autorități, acest instrument a trecut rapid de la statutul de ‘opțiune’ la cel de ‘necesitate’ în multe domenii.

La 8 iulie 2024, în Monitorul Oficial al României a fost publicată Legea nr. 214/2014 privind utilizarea semnăturilor electronice, marcarea în timp și furnizarea de servicii de încredere bazate pe acestea (‘ Legea privind semnătura electronică ‘), care va deveni noul cadru legislativ pentru utilizarea semnăturilor electronice, marcarea în timp și furnizarea de servicii de încredere începând cu 8 octombrie 2024.

De ce a fost necesară această reformă?.

Noua Lege a semnăturii electronice a fost mult așteptată, având în vedere că în România exista un cadru legislativ învechit care nu ținea pasul cu progresul tehnic în materie (de exemplu, Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică și Legea nr. 451/2004 privind timestamping-ul), care era uneori incoerent și nealiniat cu regulile și principiile stabilite de Regulamentul (UE) nr. 910/2014 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 iulie 2014 privind identificarea electronică și serviciile de încredere pentru tranzacțiile electronice în cadrul pieței interne și de abrogare a Directivei 1999/93/CE (‘ Regulamentul eIDAS ‘).Legislația anterioară privind semnătura electronică în România prezenta diverse deficiențe care au creat confuzie în practică, cum ar fi lipsa de claritate a reglementărilor și diverse discrepanțe între legislația primară și cea secundară.

Deși semnăturile electronice calificate sunt recunoscute și au aceeași valoare probantă ca și semnăturile manuscrise, în practică, se preferă adesea semnarea manuală sau electronică a documentelor și trimiterea acestora prin e-mail, fie în format scanat (documentul semnat de mână), fie în format electronic (documentul semnat electronic), fără a partaja originalele documentelor semnate de mână.Această practică s-a răspândit din motive de comoditate, dar este esențial să se sublinieze că numai documentul semnat electronic are valoarea probantă a unei semnături private, în timp ce nici documentul semnat electronic tipărit și ulterior scanat, nici documentul semnat de mână scanat ulterior nu au aceeași valoare juridică ca un original.În practică, deși este o opinie minoritară, a existat o opinie conform căreia un document cu semnătură electronică (de exemplu, o moțiune, o replică) tipărit de personalul instanței pentru a fi depus la dosarul fizic al instanței ar putea fi considerat un document nesemnat, în absența unor dovezi care să ateste existența certificatului calificat al semnatarului documentului.Considerăm că această opinie este cel puțin discutabilă (dacă nu chiar critică).Referindu-ne în general la documentele semnate și tipărite electronic (nu doar la actele de procedură) sau la documentele scrise de mână și tipărite care au fost ulterior scanate, considerăm că acestea sunt copii care pot produce efecte depline dacă sunt marcate pentru conformitate cu originalul; în caz contrar, acestea ar putea fi considerate cel puțin un început de probă scrisă care poate fi completat cu alte probe pentru a avea efect probatoriu deplin, cum ar fi un suport electronic pe care să se prezinte documentul semnat electronic (stick de memorie etc.).Este esențial ca părțile să fie conștiente de aceste limitări și să aleagă opțiuni de semnare care să asigure validitatea, securitatea și ușurința dovedirii tranzacțiilor.

Începând cu 8 octombrie 2024, multiplele acte normative referitoare la acest subiect vor fi abrogate, iar toate normele aplicabile în acest domeniu vor fi consolidate într-un singur act legislativ, care va crea un cadru juridic general și previzibil pentru utilizarea fiecărui tip de semnătură electronică – Legea privind semnătura electronică.

Inovații și modificări importante.

Noua lege stabilește principii directoare privind efectele juridice generale ale fiecărui tip de semnătură electronică (semnătură electronică calificată, semnătură electronică avansată și semnătură electronică simplă).

În primul rând, noua lege discută conceptul de semnătură electronică simplă , care nu este definit în Regulamentul eIDAS.În conformitate cu Legea privind semnătura electronică, o semnătură electronică simplă este o semnătură electronică ale cărei elemente nu îndeplinesc cel puțin una dintre condițiile pe care trebuie să le îndeplinească o semnătură electronică avansată în conformitate cu dispozițiile relevante din Regulamentul eIDAS.

Până în prezent, existau îndoieli cu privire la efectele juridice produse de semnăturile electronice care nu îndeplineau cerințele de încredere stipulate de Regulamentul eIDAS, în special în ceea ce privește efectele juridice față de terți.Cu toate acestea, lucrurile sunt acum clarificate: toate tipurile de semnături electronice produc efecte juridice și pot fi utilizate ca probe în instanță.Considerăm că această inovație legislativă este binevenită, mai ales că astfel de tipuri de semnături sunt frecvent utilizate în practică.

Tipuri de semnătură electronică și efecte juridice.

După cum am anticipat anterior, obiectivul principal al Legii privind semnătura electronică este de a stabili un cadru juridic general și previzibil pentru utilizarea fiecărui tip de semnătură electronică ( calificată, avansată și simplă ) și de a clarifica efectele juridice ale acestor tipuri de semnături după cum urmează:

Semnătura electronică calificată este echivalentă cu semnătura manuscrisă în ceea ce privește efectele juridice produse, iar documentul electronic semnat cu acest tip de semnătură este tratat ca un document sub semnătură privată (nu există modificări substanțiale față de Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică, care a fost abrogat de noul act normativ); în plus, dacă documentul electronic este emis de o autoritate sau instituție publică sau de o persoană care acționează în cadrul competențelor sale publice și este semnat cu o semnătură electronică calificată sau poartă un sigiliu electronic, documentul este tratat ca un act autentic (de exemplu, documentele emise electronic de Registrul Comerțului).

Semnătura electronică avansată produce aceleași efecte juridice ca un document semnat cu o semnătură manuscrisă, în condiții stricte:

Prezintă elemente de autenticitate: documentul trebuie să fie semnat cu o semnătură electronică avansată creată folosind un certificat emis de o autoritate sau instituție publică din România sau de un furnizor de servicii de încredere calificat.

Recunoașterea documentului: documentul electronic este recunoscut de partea căreia i se opune.

Acordul părților: părțile convin că semnătura electronică avansată va avea același efect ca o semnătură manuscrisă.Acest acord trebuie să fie inclus într-un document distinct semnat cu o semnătură manuscrisă sau cu o semnătură electronică calificată.Trebuie remarcat faptul că o excepție importantă este că, dacă ambele părți sunt profesioniști, acordul poate fi inclus într-un document semnat cu o semnătură avansată.

Semnătura electronică simplă produce aceleași efecte juridice ca un document semnat cu o semnătură de mână numai în următoarele circumstanțe:

Acte cu valoare redusă: se aplică în cazul actelor patrimoniale cu o valoare mai mică de jumătate din salariul minim brut pe economie la momentul semnării.

Actul este recunoscut: actul electronic este recunoscut de partea căreia i se opune.

Părțile sunt de acord: părțile care sunt în mod necesar profesioniști sunt de acord că semnătura electronică simplă va avea aceleași efecte ca o semnătură manuscrisă.Astfel, persoanele neprofesioniste nu sunt autorizate să convină să confere alte efecte juridice semnăturii electronice simple.

Noua legislație permite o mai bună adaptare la relațiile comerciale B2B, facilitând acordurile între părți cu privire la efectele juridice ale semnăturilor electronice.Deși legea extinde tipurile de semnături care produc efecte juridice, utilizarea acestora rămâne condiționată de acordul părților și de recunoașterea reciprocă, făcând valabilitatea lor dependentă de cocontractant.În acest context, semnătura calificată este cea mai sigură opțiune, oferind cele mai mari garanții de securitate, validitatea sa nefiind dependentă de recunoașterea celeilalte părți.În prezent, în România există o listă limitată de furnizori autorizați care oferă acest tip de semnătură.

Printre alte inovații legislative aduse de Legea semnăturii electronice, regăsim reglementări privind sistemele electronice închise, condițiile aplicabile prestării serviciilor de fiducie și responsabilitățile autorităților și instituțiilor publice în domeniul prestării serviciilor de fiducie și al recunoașterii certificatelor emise de furnizorii străini de servicii de fiducie.

În concluzie, considerăm că noul act normativ reprezintă un pas important în modernizarea și simplificarea reglementărilor privind semnătura electronică și serviciile de încredere în România.Acesta aliniază legislația națională la standardele europene, asigurând un cadru legal unitar și clar pentru utilizarea diferitelor tipuri de semnături electronice.Rămâne de văzut cum se va adapta mediul de afaceri la aceste reglementări, dar se preconizează că acest cadru va facilita tranzacțiile electronice și va spori încrederea în serviciile digitale.

Avantaje și dezavantaje ale utilizării semnăturilor electronice.

Într-o eră a digitalizării rapide, semnăturile electronice au devenit o soluție din ce în ce mai populară pentru încheierea tranzacțiilor, mai ales acum când semnarea la distanță a tranzacțiilor a devenit mai frecventă, în special în procesele internaționale.Pe măsură ce utilizăm semnăturile electronice, încheierea contractelor a devenit mult mai simplă, realizată cu un singur clic, eliminându-se astfel necesitatea de a transporta documentele originale prin curier sau de a deplasa semnatarii pentru semnare.

În plus, platformele sigure de semnătură electronică oferă un nivel ridicat de trasabilitate, sporind transparența procesului, iar documentele pot fi stocate electronic, fără a ocupa spațiu fizic.Cu toate acestea, există și anumite dezavantaje care trebuie luate în considerare.Problemele tehnice pot întârzia colectarea semnăturilor sau accesul la documente, complicând procesul tranzacțional.În plus, utilizarea de către părți a unor platforme diferite poate duce la probleme de compatibilitate sau de recunoaștere a semnăturilor, subliniind necesitatea de a verifica în prealabil proveniența semnăturilor și compatibilitatea acestora.

Articol scris de Monica Stătescu (Partner), Simona Ungureanu (Senior Associate), Daria Olteanu (Associate).